Comience a Eliminar antes de Mejorar

En repetidas ocasiones me eh encontrado con la pregunta de ¿cómo comenzar a realizar mejoras en mis procesos o sistemas?

Esta es una pregunta muy común entre los ingenieros o gerentes responsables de mejorar sus operaciones cuando se les pide que generen algún tipo de iniciativa en relación a mejorar sus costos o sus eficiencias, tienen tantas ideas que de pronto se les hace complicado comenzar en algún punto específico y por tanto es fácil perderse con tantas ideas revoloteando que al final del día ninguna se concluye ya sea porque les gana la inercia del día con día o por los inminentes cambios de prioridades, tal que cuando se trata de revisar los avances siempre están mal y se buscan escusas y culpables por las nunca aterrizadas mejoras y peor aún, cuando se logra algún resultado palpable y se cacaraquea el huevo al cabo de un par de semanas ya nadie recuerda ni supervisa lo que se logró y aparecen las regresiones debido a que la mejora con conto con todos los elementos para su permanencia y sustentabilidad.

Por otra parte en empresas las cuales tienen personal con más de 10, 15 y hasta 20 años trabajando bajo el mismo esquema con promedios de edad que superan los 30 años en los cuales es difícil romper el estatus quo, ¿por dónde comenzar una iniciativa de mejora?

Tal como se los eh comentado en artículos anteriores y defiendo a capa y espada, para mí la iniciativa más importante para poder cambiar paradigmas y comenzar cualquier tipo de cambio es la Educación sin la cual su grupo de colaboradores no podrá dar el siguiente paso, por tanto le hare la siguiente sugerencia:

Enseñe a ver – Haga y asegúrese mediante un control visual y estricto (es decir inflexible) que todos en su organización comprendan los 7 desperdicios identificados por el TPS (sistema de producción Toyota, por sus siglas en ingles) de los cuales a quien así lo solicite le enviare una presentación.

 

1 – Sobre Producción                          5 – Tiempo de Espera

2 – Sobre Procesamiento                    6 – Retrabajos

3 – Inventario                                      7 – Transporte

4 – Movimientos

 

Desarrolle Comprensión – Igual que el punto anterior asegúrese que todos comprenden lo que son estos desperdicios y lo que significan así como lo que gana cada persona evitando estos desperdicios.

Incentive Iniciativas – Mediante algún tipo de compensación premie a quienes tengan la iniciativa de eliminar cualquiera de estos desperdicios, cada quien deberá de realizar su solución e implementarla, de lo contrario no podrá obtener el premio.

Mantenga el Enfoque – Mantenga el enfoque en eliminar dichos desperdicios, de esa manera todos en su organización desarrollaran una excelente agudeza visual para identificar desde lejos cuando algo está fuera de control o de contexto, así le será de mucha mayor ayuda el tener muchos ojos identificando estas actividades que no agregan valor que solo un par de equipos kaizen realizando mejoras aisladas que nunca rinden frutos.

Después de lo anterior espero pueda darle una luz de cómo comenzar a generar algunas pequeñas pero importantes mejoras, que al final del día cada vez que se elimina un desperdicio es sin duda una mejora y tal como lo comentaba antes es mucho mejor tener a todos pensando en eliminar un solo desperdicio a la vez que tener solo un grupo responsable de la mejora continua que la mejora tiene una connotación científica y pareciera que se requiere de expertos, pero el eliminar algunos desperdicios requiere tan solo de la comprensión y la buena disposición de su personal operativo.

Le agradezco como siempre su tiempo y lo invito a comentar sobre el tema y a enriquecer dichas entradas ya que ninguno nunca seremos mejor que todos juntos.

Saludos.

Roles y Responsabilidades ¿Para Que?

Las personas y los equipos de trabajo en su organización o en su negocio ¿conocen perfectamente cuál es su Rol y bajo ello su Responsabilidad? ¿Ellos están luchando por obtener el crédito por sus aciertos o bien corren a culpar a alguien por algún error? ¿Cuáles son las técnicas y las herramientas que utiliza para asignar a cada miembro o equipo de trabajo su rol y su responsabilidad? o bien, eso ¿solo se lo deja a recursos humanos?.

Seguramente le es familiar el caso donde en algunas empresas las líneas de mando no están claramente definidas, generando confusión entre los equipos operativos, por tanto las personas en su organización se disputan los créditos por algunas acciones tratando de minimizar las iniciativas de los demás. Esto no es un caso aislado en mi experiencia en la mayoría de las organizaciones donde eh tenido la suerte de participar les sucede, pareciera que solo el gerente del departamento tiene claro cuál son sus responsabilidades y esto porque tiene objetivos en base a métricos y por ello solo exige que se cumplan las metas pese lo que pese.

No obstante entre el mismo staff gerencial no todo el tiempo se tiene claro cuál es su rol dentro de la organización y caen en continuos desacuerdos, entonces recae la responsabilidad de aclarar dichos roles en el director general y regresamos al mismo caso, solo que en niveles gerenciales.

Está claro que para vía de poder proponer una cultura de excelencia operacional es indispensable que cada persona en el nivel en el que se encuentre comprenda a la perfección cuál es su rol dentro del equipo y que responsabilidades lleva dicha posición, desde la alta gerencia hasta el último peldaño de la cadena de valor. Como ya lo comentamos en el artículo anterior sobre “lo que implica un cambio cultural” el haber obtenido el entrenamiento necesario las herramientas y el obtener un plan estructurado son fundamentales para poder llegar a la comprensión total de mi campo de acción y nivel de injerencia en los resultados.

Por tanto el conocer cuál es mi campo de acción y esei nivel de injerencia me permitirá tomar decisiones más acertadas y a mayor velocidad, esto me pone justamente en el conocimiento pleno de mi rol y mis responsabilidades dentro de la organización, de lo contrario siempre tendré que estar esperando que alguien más tome la decisión por mí, recuerde que deberá de existir un sistema para que la organización marche a paso constante y preciso.

Dicho de otra manera sea: “FACULTAR”  a su equipo de trabajo para aumentar su eficiencia significa aclarar perfectamente cuáles son sus roles y responsabilidades, es decir cuál es su campo de acción y su jurisdicción, cuales son las metas y objetivos de cada posición para lograr el éxito de todo el grupo.

Entonces, ¿quién debe de desarrollar los roles y responsabilidades del equipo?

Esto no es trabajo de una sola persona o un solo departamento, comienza desde la planeación estratégica o bien mediante Hoshing Kanri (explicado en el artículo “Algunos Conceptos de Manufactura Esbelta”) desarrollando una estrategia y una táctica para cada nivel de la organización, así les será mucho más sencillo comprender cuales son las posiciones necesarias para su organización y cuáles son los resultados esperados de cada una de esas posiciones y por tanto cual es el rol y la responsabilidad de cada una de ellas, si necesita ayuda no dude en comentar en el post y con gusto trataremos de apoyarle.

De nueva cuenta agradezco el tiempo que se ha tomado en esta nueva entrada y como siempre le pido participar con sus comentarios.

Un fuerte abrazo.